רשומות אלקטרוניות אבדו - כנראה לעד

ארכיון המדינה מתקשה להיכנס לעידן המודרני של תיעוד אלקטרוני, ואין לו נהלים המבטיחים שמסמכים כאלו יתועדו בו כנדרש - אומר (יום ג', 24.5.16) מבקר המדינה, יוסף שפירא.

בביקורת נמצא, כי לא הופקדו כנדרש כשליש מרשומות הנייר של משרדי הממשלה אשר על-פי החוק יש להפקידן בארכיון המדינה. אשר לרשומות הנייר של גופי ממשל אחרים (שאינם משרדי ממשלה), לגנז אין כלל יכולת להעריך מהו היקף המסמכים שלא הופקדו כנדרש. עוד נמצא, כי 44% מרשומות הנייר של משרדי הממשלה שהופקדו בארכיון המדינה כלל לא נרשמו. מכאן עולה כי במשך שנים, גם לפני תחילת כהונתו של הגנז הנוכחי, ד"ר יעקב לזוביק, ביולי 2011, טיפולו של הארכיון ברוב רשומות הנייר שהופקדו בו לא הושלם באופן המאפשר להעמידן לעיון הציבור.

בתחילת שנת 2014 הורה הגנז לעובדי הארכיון לחדול, למעט במקרים חריגים, מהבאת רשומות נייר ממשרדי הממשלה לאחסון בארכיון, גם בשל מחסור במקום אחסון. יוצא אפוא שהאופן שבו פעל ארכיון המדינה מתחילת שנת 2014, שבמסגרתו לא נאספו חלק מהרשומות של משרדי הממשלה לארכיון, אינו עולה בקנה אחד עם הוראות חוק הארכיונים וראוי היה לפעול למציאת פתרון הולם לבעיה.

רשומות אלקטרוניות שמתעדות את פעילות גופי הממשל, אשר היקפן מוערך ב-100 מיליון קבצים, לא הופקדו בארכיון כנדרש, ויש חשש שחלק ניכר מהן יאבד לעד. החסר בנושא זה נוצר במהלך שנים רבות (עוד לפני תחילת כהונתו של לזוביק). במהלך כהונתו של הגנז הנוכחי, הופקדו בארכיון מעט מהרשומות האלקטרוניות שנצברו בגופי הממשל במשך 20 שנים ויותר.

הטיפול במשך שנים, בתקופת כהונתם של כמה גנזים, בבעיות בתחום הניהול והשימור של הרשומות האלקטרוניות לא היה משביע רצון, אף על-פי שמבקר המדינה התריע על כך שוב ושוב. פעולות מסוימות שהגנז החל לבצע בתקופת הביקורת טרם הביאו לשיפור משמעותי בטיפול משרדי הממשלה ברשומות האלקטרוניות.

ארכיון המדינה אינו ממלא את חובתו לפקח על גופי ממשל: אין בידיו רשימה מלאה וממצה של גופי ממשל; לא נקבעו אמות מידה לגבי מספר הביקורים שעל המפקח לקיים בגופי הממשל ולגבי תדירותם ולא בוצעה בחינה לבדיקת האפקטיביות של ביקורים אלה; תשומות הניהול וכוח האדם של מחלקת הפיקוח פחותות מהתשומות שהוקצו לה לפי תקן הארכיון, ואף על-פי כן - הגנז הורה לעובדיה לצמצם את פעולותיהם בתחום זה; הגנז הטיל ספק באפקטיביות של פעולות הפיקוח אך לא גיבש דרכי פיקוח חלופיות.

ממסמכי הארכיון עולה מחלוקת עמוקה בין לזוביק ובין מנהלים בארכיון בנוגע למבנה הארגוני המתאים לארכיון ובנוגע לתפקידיהם של חלק מעובדיו. באותה עת שררו בארכיון יחסי עבודה עכורים שהגיעו לעתים לכדי אי-אמון הדדי. בהצעה לשינוי ארגוני, פירט לזוביק חולשות שהוא ראה במאפייני עבודתם של רוב עובדי הארכיון ובכישוריהם של רוב המנהלים בארכיון. הוא מסר, כי באוקטובר 2015 גיבשו הגורמים החלוקים בארכיון מתווה עבודה מוסכם.

הרפורמה בארכיון המדינה והשינוי הארגוני כרוכים כאמור זה בזה, והם משפיעים על רוב תחומי פעילותו של הארכיון, על עבודתם של רוב העובדים בו ולעתים אף על תנאי העסקתם. שינויים שכאלה ראוי לגבש גם בהתייעצויות מקצועיות עם מנהלים ועובדים בארגון, שעשויים לתרום להליכי הבחינה וההחלטה בנושא, ואמורים ליישם הלכה למעשה את הרפורמה. על-פי ממצאי הביקורת, לא התקיימה התייעצות בנוגע לשינוי הארגוני עם רוב המנהלים והעובדים בארכיון המדינה.