רשות החברות הממשלתיות מזהירה מפערים משמעותיים בתפקוד מערכי הביקורת הפנימית בחלק מהחברות הממשלתיות. בגילוי דעת חדש, ראשון לשנה זו, מסכמת הרשות בדיקה רוחבית שערכה במספר חברות ממשלתיות מרכזיות ומצביעה בין היתר על מחסור במשאבים, פיגורים בביצוע תוכניות הביקורת, המלצות שנותרו ללא יישום וליקויים בנוהלי העבודה.
הבדיקה נועדה לבחון את איכות מערך הביקורת הפנימית ואת יעילות יישום הוראות רשות החברות. במסגרת זו נבחנו גם אפקטיביות עבודת הביקורת ותהליכי הפיקוח והבקרה בחברות. ברשות מדגישים כי המבקר הפנימי הוא אחד משומרי הסף המרכזיים בחברה ממשלתית וכי איכות עבודתו משפיעה ישירות על יכולת הדירקטוריון וההנהלה לפקח על השימוש בכספי הציבור ועל נכסי החברה.
מחסור בתקציב ובכוח אדם
אחד הממצאים הבולטים נוגע למשאבים העומדים לרשות המבקרים הפנימיים. לפי גילוי הדעת, בחלק מן המקרים לא הועמדו לרשות המבקר משאבים בהיקף הדרוש כדי לבצע את עבודת הביקורת באופן אפקטיבי ובהתאם לתוכניות שאושרו.
ברשות מציינים כי בחלק מהמקרים צמצום תקציבי מיקור החוץ, לצד בעיות בכוח האדם הפנימי, מעורר חשש לפגיעה מהותית ביעילות הביקורת הפנימית. כלומר, גם כאשר קיימת תוכנית ביקורת מסודרת על הנייר, היכולת לממש אותה בפועל עלולה להיפגע בשל היעדר כוח אדם או תקציב מספיק.
הבעיה מתבטאת גם בקצב ביצוע העבודה. לפי הבדיקה, קיימים מקרים שבהם תחומים מרכזיים בפעילות החברה אינם זוכים להיקף ביקורת מספק. במקרים אחרים מחצית מהנושאים שנכללו בתוכנית הביקורת השנתית גולשים לשנה שלאחר מכן, ונרשם פיגור בביצוע מטלות הביקורת.
ברשות מזהירים כי פיגורים כאלה אינם עניין טכני בלבד. עיכוב ממושך בביקורת עלול להביא לכך שבעיות יתגלו באיחור ולהפחית את יכולת החברה לתקן כשלים בזמן.
המלצות נשארות פתוחות
ממצא נוסף נוגע לשלב שלאחר פרסום דוחות הביקורת. ברשות מציינים כי ככלל קיים בחברות שנבדקו תהליך מוסדר של מעקב אחר תיקון הליקויים, וכי מתקיים ממשק בין יחידות הביקורת לבין בעלי התפקידים שאחראים ליישם את ההמלצות.
אלא שלצד זאת נמצאה "כמות משמעותית" של המלצות שטרם יושמו או שהטיפול בהן עדיין לא הושלם. בעקבות זאת ממליצה הרשות לחברות לבנות תוכנית מסודרת לסגירת הליקויים הפתוחים, לקבוע סדרי עדיפות ולוחות זמנים ולהקצות לכך את המשאבים הדרושים.
הרשות מבקשת גם לחזק את הפיקוח על יישום ההמלצות ולחייב דיווח תקופתי להנהלה ולוועדת הביקורת על התקדמות הטיפול בליקויים.
חריגות בכהונת מבקרים ובנוהלי העבודה
הבדיקה העלתה גם כי בחלק מהמקרים תקופת כהונתו של המבקר הפנימי חרגה מהתקופה המומלצת במדיניות רשות החברות. לפי מדיניות הרשות, בחברות גדולות מסוימות המבקר הפנימי אמור להיות עובד החברה, ותקופת כהונתו כפופה להוראות החלות על פקידים בכירים.
בנוסף נמצאו מקרים שבהם נוהל הביקורת הפנימית לא כלל את מלוא הנושאים שנדרשו בחוזרי הרשות. בין היתר חסרו לעיתים הוראות בדבר תיאום תוכנית העבודה עם גורמי ביקורת ובקרה אחרים, ובהם רואה החשבון המבקר ומנהל הסיכונים. מטרת התיאום היא למנוע כפילות בעבודה ולוודא שכיסוי הסיכונים בחברה נעשה בצורה מסודרת.
הרשות ממליצה כי אחת לשלוש שנים תבוצע בכל חברה בדיקת איכות חיצונית ובלתי תלויה למערך הביקורת הפנימית, באישור ובפיקוח ועדת הביקורת והדירקטוריון.
המבקר השתתף בבדיקה שהוזמנה בידי היו"ר
לצד הקביעה כי ככלל נשמרה עצמאותם של המבקרים הפנימיים, גילוי הדעת מתאר גם מקרה חריג. באחת החברות שנבדקו התברר כי המבקר הפנימי השתתף באופן פעיל בהכנת דוח בדיקה חיצוני שהוזמן באופן חריג בידי יו"ר הדירקטוריון.
לפי הרשות, הבדיקה נוהלה מחוץ למסגרת הרשמית של הביקורת הפנימית, ללא תיעוד רשמי וללא גילוי לוועדת הביקורת. המקרה מוצג כאחת הדוגמאות לצורך בהפרדה ברורה בין תפקידי המבקר לבין יוזמות בדיקה אחרות שמנהלים הדירקטוריון או הנהלת החברה.
הרשות אף ממליצה לקיים פגישות קבועות בין יו"ר ועדת הביקורת למבקר הפנים ללא נוכחות הנהלת החברה. מטרת המפגשים היא לאפשר דיון חופשי בסוגיות הנוגעות לעצמאות המבקר, בממצאים מהותיים, בהתקדמות תוכנית העבודה ובקשיים שבהם הוא נתקל.
מי אחראי על מה
נושא נוסף שעולה מהבדיקה הוא הצורך לחדד את חלוקת הסמכויות בין ועדת הביקורת לבין הנהלת החברה. הרשות ממליצה לדירקטוריונים להסדיר בנוהל הביקורת הפנימית את גבולות הסמכות וההתערבות, כדי למנוע מצב שבו ועדת הביקורת חורגת מתפקידה ונכנסת לתחומים ניהוליים.
עוד ממליצה הרשות לקבוע לוחות זמנים לעריכת דוחות ביקורת סופיים ולהביאם לדיון בוועדת הביקורת רק לאחר קבלת התייחסות הנהלת החברה.
בסיכום גילוי הדעת מדגישה רשות החברות כי היקף הפעילות של החברות הממשלתיות והסיכונים שאליהם הן חשופות מחייבים מנגנוני בקרה קפדניים. לדבריה, ביקורת פנימית אפקטיבית מסייעת לשמור על נכסי החברות, לקדם חיסכון ויעילות ולוודא כי ההנהלה והדירקטוריון ממלאים את תפקידם בהתאם לדין.
תגובות
רגע, שקט פה מדי
דעתך חשובה - תהיו הראשונים להגיב על הכתבה