הנציב קולה לשופטים: גם שיחה מחוץ לפרוטוקול חייבת להיות מתועדת

נציב תלונות הציבור על שופטים, השופט המחוזי בדימוס אשר קולה, פרסם חוות דעת מקיפה הקובעת קווים מנחים לניהול פרוטוקולים בבתי המשפט. המסר המרכזי העולה ממנה פשוט: הפרוטוקול אינו מסמך טכני שנועד רק לסכם את הדיון, אלא התיעוד הרשמי של המתרחש באולם - ולכן עליו לשקף בצורה אמינה את הדברים שנאמרו, את החלטות השופט ואת האירועים שעשויים להשפיע על המשפט.

חוות הדעת, שכותרתה "היבטים שונים בניהולו של פרוטוקול", מרכזת החלטות של הנציבות לאורך השנים ומבהירה כיצד יש לתעד דיונים רגילים, דיונים מקדמיים, הצעות פשרה, אירועים חריגים, דיונים בהיעדר אחד הצדדים והליכים המוקלטים באמצעים דיגיטליים. לראשונה מזה כשני עשורים, המסמך מאחד פסיקה, חקיקה והנחיות עדכניות לכדי מסגרת אחת מחייבת, על-רקע שינויים משמעותיים שחלו בדין ובפרקטיקה המשפטית.

נציבות תלונות הציבור מציינת כי חוות הדעת הקודמת בנושא פורסמה בשנת 2007, וכי מאז חלו התפתחויות טכנולוגיות וחקיקתיות המחייבות עידכון מקיף של הנהלים. אשר קולה מבקש לעגן מחדש את עמדת המערכת בסוגיה המרכזית של תיעוד הדיון, תוך הדגשת חשיבות השקיפות והוודאות הדיונית.

לא רק דברי העדים

על-פי חוות הדעת, האחריות לניהול הפרוטוקול מוטלת על בית המשפט ולא על הקלדנית או על מי מהצדדים. הפרוטוקול צריך לכלול לא רק את עדויות בעלי הדין והעדים, אלא גם שאלות והערות של השופט, בקשות שהועלו במהלך הדיון, הסתייגויות, חילופי דברים מהותיים והחלטות שהתקבלו באולם.

הנציב מדגיש כי עומס עבודה, תקלה טכנית או טופס שאינו מותאם אינם מצדיקים רישום חסר. כאשר בעל דין מבקש לתעד חילופי דברים והשופט מסרב, גם עצם הבקשה וגם הסירוב צריכים להירשם. בדומה לכך, יש לתעד בקשה לדחיית חקירה, הסבר שניתן על הליך גישור או כל עניין שעשוי להיות רלוונטי בהמשך ההליך.

עם זאת, לא כל אמירה שנשמעת באולם חייבת להיכלל בפרוטוקול. החוק מאפשר להימנע מרישום דברי גידוף, השמצה או ביזוי, אם אין הצדקה משפטית לתעד אותם. מנגד, כאשר הדברים נוגעים להליך או עשויים להשפיע על זכויות הצדדים, הנטייה צריכה להיות לטובת התיעוד.

יש לתעד גם אירועים חריגים

חלק מרכזי בחוות הדעת עוסק בהתנהלות חריגה באולם. כאשר שופט מותח ביקורת על עורך דין או על בעל דין, מתריע בפניו או מורה להוציאו מהאולם - אין להסתפק בתיאור כללי או לקוני. על הפרוטוקול לפרט את ההתנהגות, את תגובת בית המשפט ואת הנסיבות שהובילו להרחקה.

הנציב מציין כי תיעוד כזה חשוב לא רק לצורך המשפט עצמו, אלא גם לצורך בירור עתידי של תלונות או הליכים משמעתיים. פרוטוקול מפורט עשוי למנוע מחלוקת מאוחרת בשאלה מה נאמר, מי התנהג באופן בלתי ראוי וכיצד הגיב בית המשפט.

בחוות הדעת מובאת גם החלטה מהשנה האחרונה, שבה עיתונאי הוצא מדיון אך עצם הוצאתו וחילופי הדברים עמו לא תועדו בפרוטוקול. המקרה משמש דוגמה לחשיבות רישום כל אירוע חריג המתרחש באולם, גם כאשר האדם שהורחק אינו אחד מבעלי הדין.

פחות שיחות מחוץ לפרוטוקול וצמצום החלל הראייתי במשפטים

הנציב מבקש לצמצם את הנוהג של קיום שיחות "מחוץ לפרוטוקול", גם כאשר מדובר בדיון מקדמי שנועד לקדם פשרה. לפי חוות הדעת, שיחות כאלה עלולות ליצור "חלל ראייתי" - מצב שבו אין דרך לדעת בדיעבד מה נאמר, אילו הצעות הועלו והאם הופעל לחץ על אחד הצדדים.

המונח "מחוץ לפרוטוקול" אינו פוטר את השופטים מתיעוד עיקרי הדברים. קולה מזהיר מפני פגיעה באמון הציבור בעקבות התנהלות שאינה מתועדת באופן מספק, וקובע כי הסכמת הצדדים לקיום שיח כזה חייבת להירשם באופן ברור עוד לפני תחילתו. החוק והפרשנות העדכנית מחייבים כיום תיעוד מלא של הצעות פשרה ושל עצם קיומן.

בדיונים מקדמיים מותר לבית המשפט, בהסכמת הצדדים, להסתפק בתיעוד עיקרי הדברים ולא ברישום מלא של כל מילה. עם זאת, גם במקרים אלה חובה לציין שהתקיים חלק לא רשמי בדיון, לתעד את הסכמת הצדדים ולרשום לפחות את עיקרי השיחה.

הנציב מסביר כי התיעוד מגן גם על השופטים. כאשר מוגשת תלונה על אמירה או התנהגות במהלך הדיון ואין תיעוד, הנציבות עלולה להיקלע למצב של גרסה מול גרסה. פרוטוקול מסודר מאפשר לברר את העובדות ולעיתים גם לדחות במהירות טענות שאינן נכונות.

פשרה כן - אך בלי להסתיר את עצם ההצעה

חוות הדעת מבחינה בין עצם קיומה של הצעת פשרה לבין תוכנה. כאשר הצעת פשרה נדחית, אין בדרך כלל צורך לפרט בפרוטוקול את כל תנאיה, כדי שלא להשפיע על המשך המשפט. עם זאת, יש לציין שבית המשפט העלה הצעה, שנעשה ניסיון להגיע להסכמה ומה היה ההסבר שניתן לצדדים.

כאשר הצדדים מבקשים זמן לשקול את ההצעה, ניתן ואף רצוי לנסח אותה בצורה ברורה יותר כדי למנוע מחלוקת מאוחרת. כמו-כן, אם הסכמה הושגה בעקבות הערות בית המשפט, יש לציין זאת במפורש.

הדרישה חשובה במיוחד כאשר אחד הצדדים אינו מיוצג. במקרה כזה, תיעוד ההסבר מאפשר לוודא שהצד הבין את משמעות ההסדר ונתן את הסכמתו מרצונו.

תיקון פרוטוקול אינו שכתוב

הנציב מבהיר כי אפשר לתקן טעות בפרוטוקול, אך התיקון צריך להיעשות בהליך מסודר. בעל דין רשאי להגיש בקשה לתיקון בתוך עשרה ימים מקבלת הפרוטוקול, ולצד השני יש לאפשר להביע את עמדתו.

בית המשפט אינו רשאי למחוק טיעונים שנשמעו רק משום שנאמרו בניגוד להנחיית השופט. הוא גם אינו יכול להוסיף מילה המשנה את משמעות הדברים בלי להשוות את התמליל להקלטה. שינוי מהותי מחייב החלטה ברורה ומנומקת.

חוות הדעת מזכירה מקרה חמור שבו שונה פרוטוקול הנוגע להחלטת מעצר והפרוטוקול המקורי הושמד. הנציבות קבעה כי אין לשנות החלטה או ליצור תיעוד חדש באופן שמציג תמונה שאינה תואמת את מה שאירע בפועל.

הגנה מוגברת בתביעות קטנות

בתי המשפט לתביעות קטנות זוכים להתייחסות מיוחדת, משום שרבים מהמתדיינים בהם אינם מיוצגים בידי עורכי דין. הנציב סבור כי דווקא במקרים אלה חשוב להרחיב את התיעוד ולא להסתפק ברישום כללי.

יש לתעד הסברים על גישור, הצעות פשרה, בקשות לדחיית הדיון ובירורים הנוגעים לזהות נציגי חברות. כאשר חברה מופיעה באמצעות נציג, על בית המשפט לברר שהוא אינו עורך דין, מתמחה או בעל השכלה משפטית האסור בייצוג במסגרת זו - ולרשום את הבירור בפרוטוקול.

גם הסכמה של צדדים בלתי מיוצגים לקיים דיון מחוץ לפרוטוקול אינה בהכרח מספקת. לדברי הנציב, ייתכן שהם אינם מבינים את המשמעות ולכן הסכמתם אינה תמיד הסכמה מדעת.

הקלטה מלאה מראשית הדיון

חוות הדעת עוסקת גם במיזם הקלטת הדיונים המתנהל בבתי המשפט. הנציב קובע כי הקלטה דינה כדין פרוטוקול מודפס ועליה לתעד את הדיון במלואו.

אין לעצור את ההקלטה כאשר נאמרים דברים שחובה לתעד. אם בכל זאת הופסקה ההקלטה לצורך שיחה לא רשמית, יש להקליט לאחר חידושה את עיקרי הדברים שנאמרו בזמן ההפסקה.

לדברי הנציב, הקלטה שמתחילה באיחור עלולה לעורר חשש כי דברים נאמרו לפני הפעלתה כדי שלא יתועדו. הקלטה מלאה מגינה על זכויות הצדדים, מסייעת לערכאת הערעור ומאפשרת לנציבות לברר תלונות על התנהלות שופטים בצורה מדויקת יותר.

הפרוטוקול כמנגנון הגנה

בסיכום חוות הדעת קובע הנציב כי פרוטוקול מדויק נועד לשמור על זכויות המתדיינים, לאפשר ביקורת על ההליך, לסייע בערעור ולחזק את אמון הציבור במערכת המשפט. פרסום המסמך משתלב במדיניות רחבה של מערכת המשפט להגברת השקיפות הציבורית והנגשת המידע לציבור, בין היתר באמצעות משרד המשפטים ואתריו.

ההמלצה המרכזית היא למעט ככל האפשר בדיונים שאינם מתועדים. גם כאשר מתקיים חלק לא רשמי, אין להשאירו מחוץ לתיק לחלוטין. לכל הפחות יש לרשום את עצם קיומו ואת עיקרי הדברים שנאמרו בו.

הנחיות אלו מחייבות את כלל השופטים בישראל החל מרגע פרסומן, ומהוות עידכון מערכתי מקיף שנועד לחזק את הוודאות הדיונית ולמנוע היווצרות "חללים ראייתיים" בהליכים משפטיים.

מבחינת המתדיין הפשוט, משמעות חוות הדעת ברורה: מה שנאמר או מתרחש באולם ועשוי להשפיע על המשפט צריך להופיע בתיעוד הרשמי. הפרוטוקול אינו זיכרון פרטי של השופט או סיכום כללי, אלא הכלי שבאמצעותו ניתן לבדוק לאחר מעשה אם ההליך התנהל בהגינות.