עבודה מהבית - איך מפקחים עליה?

פעמים רבות עוסקים אנו בשאלת תנאי העבודה של המועסקים מהבית, אלה מאיתנו אשר מקום עבודתם הוא ביתם. כיצד יכול המעסיק לשלוט בעובדיו במקרים אלו?

מסתבר, כי תוכנות רבות מאפשרות למעסיק לפקח על עבודתם של העובדים מהבית, ללא צורך לשבת, בפועל, במשרד הסמוך, או לצפות בשולחנות ב-open space.

אותם כלים מתוחכמים, כלי היי-טק מתקדמים, יכולים לאפשר ל"בוס" לדעת, האם אנו מחוברים למחשב, באילו אתרים אנו גולשים ואף לחסום את גישתנו בזמן העבודה לחלק מאותם אתרים. כמובן שיש לציין, כי חלק מהמעסיקים עושים שימוש גם במצלמות דיגיטליות אשר מאפשרות להם להיות גם בקשר עין עם העובד.

היכולת "לרגל", עם או בלי מרכאות, הולכת ומתקדמת, ולכן על המנהלים לדעת גם - כיצד להשתמש בכלים בחוכמה. "מעקב יתר" עלול גם להזיק וגם לפגוע בחלק מהיתרונות שמקנה עבודה מהבית, בהם תחושת גמישות בזמן, אחריות ושליטה עצמית ועוד.

כרבע מכוח העבודה בארה"ב עובדים מהבית, לפחות חלק מהזמן, בעוד שרבע הם עובדים ניידים, כך על-פי מחקר חדש שבוצע על-ידי 'האריס אינטראקטיב' עבור חברת ייעוץ, כפי שדווח בדיילי סטאר (א', 25.1.04). העבודה מהבית מספקת מעבר לנוחות, לעובד, את היתרון של קיצוץ בעלויות - למעביד. כמובן שלעובדים מספקת העבודה בבית, בין היתר, עלייה באיכות החיים.

מומחים בתחום עסקי הכלכלה, טכנולוגיה, הנדסה, פרסום ומדיה הם בעיקר אלה אשר יעדיפו לעבוד בבית בחלק מהזמן, כך על-פי המחקר.

מספר חברות מצאו כי עבודה מחוץ למשרד הראשי היא יתרון יעיל. בחינה של למעלה מ-2,000 עובדים ב-15 חברות שונות, שנעשתה על-ידי חברת ייעוץ, מראה כי כאשר אנשים עוברים לסביבה רחוקה מהמשרד הראשי של החברה, הם הופכים להיות ב-15% בממוצע יותר יעילים, ממצאים שהתקבלו לאחר מדידה של אפקטיביות מול המטרות שהוצבו בפני העובדים. הסיבה העיקרית - הסחות דעת מעטות, פחות זמן מבוזבז כגון בעקבות 'התגודדויות סביב מתקן המים הקרים', ופגישות בלתי נחוצות, התמקדות יעילה יותר הבאה ביחד עם גמישות ותחושת שליטה אשר תורמים גם הם ליעילות בעבודה.

בסאן מיקרוסיסטמס בע"מ למעלה ממחצית מ-35,000 איש עובדים מחוץ למשרד לפחות יום אחד בשבוע. מחקר עדכני אשר בחן את תפקודם בשנתיים האחרונות מצא, כי אנשים אשר עבדו מחוץ למשרד שיפרו את יעילות עבודתם. למרות זאת, חברות רבות, ובהן המנהלים, אינם משוכנעים בכך, בלי שיראו עדויות שיצביעו על כך, כי עובדיהם עושים את העבודה כמו שצריך.

מומחים מזהירים, כי הכלים אשר יכולים לסייע בידי המנהלים, אינם מספקים את כל התשובות - מנהל פיתוח יכול אולי לדעת כמה שורות קוד נכתבו על-ידי המתכנת, אבל לא האם הן אכן יעילות...
לכן, אומרים המומחים, על המנהלים להתמקד בתוצאות ובאבני דרך ולא בדרך עצמה.

במקומות עבודה כמו call centers יש כלים אשר בודקים את יעילות העבודה כולל כמה שיחות התבצעו, מה אורך כל שיחה ואף מה איכותה - בעזרת הקלטת השיחות. אך מעבר לכך, מייעצים מומחים למנלהים לבצע שיחות תקופתיות עם העובדים, על-מנת לאפשר משוב, דו צדדי, אשר ייעל גם הוא את העבודה.

בחברות רבות עוסקים העובדים חלק גדול מזמנם בגלישה ברשת האינטרנט. גם כאן חשים המנהלים צורך למעקב ובחברות מספר, דואגים, כאמור, לחסום את הגישה לאתרים מסוימים. אך מי שמכיר את הרשת הגלובלית יודע, כי חסימה מכניסה לאתרים מסוימים כמוה כקליפת השום. דרך נוספת היא אפשרות גישה רק לאתרים מסוימים אך גם כאן מהווה הגישה בעייה, מעבר לתחושת העובד, כי המעביד אינו בוטח בו - לעתים כשמתעורר הצורך בשימוש באתרים נוספים - גוזל התהליך זמן רב יותר.

מחקר שנערך מבית Pew Internet and American Life Project מצביע על כך, שעומס הדוא"ל איננו נורא כפי שנהוג לחשוב, לכן אולי כדאי למנהלים לקחת את הנתונים בפרופורציה ולבדוק מה משתלם להם יותר: תוצאות טובות (ועל כך אין מחלוקת) או פיקוח יתר לעתים גם כדי לא "להרגיש פרייר".

המחקר מצא, כי כ-60% מן האמריקנים המשתמשים בדואר אלקטרוני בעבודה, מקבלים עד 10 הודעות דואר ביום ממוצע. 75% מכלל המשתמשים מבלים שעה או פחות ביום בקריאה וטיפול בדוא"ל. כ-25% זקוקים לפחות מרבע שעה, ורק מחצית מהמשתמשים טוענים שכמויות הדואר עלו בשנה האחרונה.

למרות זאת ישנם מחקרים אחרים המראים תוצאות שונות: מחקר של Pew סותר את אותם ממצאים. מהמחקר עולה, כי העובדים כורעים תחת עומס המכתבים האלקטרוניים, וכי 100% מהם טוענים שה-E-Mail הפך למכשול על דרך הפרודקטיביות.

תוכנת פיקוח

תוכנת OPC - Online Punch Clock של חברת אייקום תקשורת מהווה כלי חדשני לצורך ניהול ההון האנושי בארגון. התוכנה נותנת מענה בתחום הפיקוח על אופן ההקצאה של עובדים למשימות השונות וביצוע בקרה יומיומית על קצב ההתקדמות ומאפשרת למנהל לתעדף את הפעילויות העסקיות ולהתאים אליהן את המשאבים ההולמים.

תוכנת OPC מלווה בממשק נוח וקל לתפעול, ומאפשרת התחברות מכל מקום ובכל נקודת זמן לצורך הזנת נתונים וצפייה בהם. התוכנה מספקת גם מערכת דו"אל וכן מערכת הודעות פנים-ארגוניות עבור המשתמשים. המערכת בנויה באופן מודולרי המאפשר הוספת כלים ויכולות עפ"י הצרכים הספציפיים של הארגון. תוכנת OPC מסופקת כחבילה מלאה ואינה דורשת חומרה נוספת.